Datenschutzerklärung für SoftNote Web (DSGVO-konform)

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser Anwendung ist:

SoftNote – Dieter Klingl
Eichenweg 7
86947 Weil
E-Mail: info@softnote.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen und sicheren Anwendung sowie zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten erforderlich ist.

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wahrung berechtigter Interessen (z. B. Betrieb, Sicherheit, Weiterentwicklung der Anwendung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung der betroffenen Person (z. B. bei Kontaktformularen oder Newslettern)

4. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten insbesondere folgende Daten:

• Stammdaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Vertragsdaten (Kundennummer, Abrechnungsdaten, Lizenzinformationen)
• Nutzungsdaten (Logins, Logfiles, Fehlerprotokolle)
• Inhaltsdaten (hochgeladene Dateien/PDFs, Notendaten, Metadaten)

5. Hosting und Datenverarbeitung

Unsere Anwendung wird auf Servern externer Dienstleister betrieben. Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) nach Art. 28 DSGVO.

• SmarterASP.NET
  Standort: USA
  Zweck: Hosting der Webanwendung, Datenbankbetrieb, Nutzungs- und Stammdaten
  Übermittlung in Drittländer: Ja, in die USA. Grundlage: EU-Standardvertragsklauseln (SCC).
• IONOS SE
  Standort: Deutschland / EU
  Zweck: Hosting und Speicherung von hochgeladenen Dateien (z. B. Noten-PDFs, Einzelstimmen, Medien)
  Übermittlung in Drittländer: Nein.

6. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der Webanwendung „SoftNote Web“
• Verwaltung von Nutzern und Zugriffsrechten
• Speicherung und Bereitstellung von Notendaten und PDF-Dateien
• Vertragserfüllung, Rechnungsstellung und Support
• Sicherheit der IT-Systeme und Missbrauchsprävention

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

• Vertrags- und Abrechnungsdaten: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)
• Nutzungsdaten/Logfiles: in der Regel 14 Tage, maximal 6 Monate
• Kundendaten: bis zur Löschung des Benutzerkontos

8. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt ausschließlich:

• an unsere Auftragsverarbeiter (Hosting- und IT-Dienstleister),
• an Steuerberater/Behörden im Rahmen gesetzlicher Pflichten,
• im Rahmen der Vertragserfüllung (z. B. Abrechnung).

Eine darüberhinausgehende Weitergabe erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

9. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an uns (siehe Ziffer 1).

10. Sicherheit der Datenverarbeitung

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

• SSL-/TLS-Verschlüsselung,
• Zugriffsbeschränkungen,
• regelmäßige Sicherheitsupdates,
• Datensicherungen.

11. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der EU/EWR findet ausschließlich im Rahmen der Nutzung von SmarterASP statt. Hierbei greifen die EU-Standardvertragsklauseln (SCC) als geeignete Garantie nach Art. 46 DSGVO.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzes oder der Sitz unseres Unternehmens.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, insbesondere zur Anpassung an rechtliche Vorgaben oder technische Weiterentwicklungen.